هر چند حمایت مدیریت ارشد سازمان مهم‌ترین عامل موفقیت پروژه‌های هوشمندی کسب‌وکار است اما امروزه چندین راز اصلی برای موفقیت در استقرار و به‌کارگیری هوشمندی کسب‌وکار (BI) و تبدیل کردن هر سازمانی به سازمانی که بیشترین استفاده ممکن را از هوشمندی کسب‌وکار می‌کند، شناسایی شده اند.
این رازها عبارتند از:
1- شاخص‌های موفقیت راهکارهای BI را با موارد زیر می‌توان دنبال کرد:
- بهبود در عملکرد سازمان
- دسترسی بهتر به داده‌ها و اطلاعات
- قابل درک بودن اطلاعات و دانش‌های ارائه شده برای کاربران
- بازگشت سرمایه
- صرفه جویی در هزینه‌ها
- درصد کاربران فعال به نسبت کاربران تعریف شده در سازمان
- درصد کاربران فعال به کاربران کلیدی در هوش تجاری (کاربران کلیدی در کسب‌وکار هوشمند عبارتند از: تحلیل‌گران مالی، مدیران اجرایی، مدیران ارشد و کارمندان ستاد)
- درصد تعداد گزارش‌های استاندارد و غیر معمول به کل گزارشات مورد نیاز در سازمان
2- درک تاثیر شانس، فرصت، ناکامی و تهدید یا LOFT) Luck Opportunity Frustration Threat) بر جهش یکباره ابتکارهای هوشمندی کسب‌وکار برای تبدیل موفقیتی متوسط به موفقیتی عالی، بسیار تاثیر گذار است.
3- از جلب حمایت مدیریت ارشد، ترسیم دورنمای کاربردهای هوش کسب‌وکار، و کسب موفقیت‌های کوچک در کسب‌وکار هوشمند برای اطمینان از اینکه هوشمندی کسب‌وکار در همه زوایای سازمان نفوذ کند، باید استفاده شود. (تا مزیت رقابتی و ارزش آفرینی برای کسب‌وکار میسر شود.)
زیر ساخت هوشمندی کسب‌وکار باید بر اساس داده خالص و صحیح شروع شود و به طور تدریجی و افزایشی، برای بهبود کیفیت، گسترش و داشتن تناسب زمانی به آن داده‌ها، اقدام شود.
4- بازدیدهای دوره‌ای جهت کنترل همسویی راهکارهای BI با اهداف سازمان، یکی از عوامل کلیدی موفقیت هوشمندی کسب‌وکار در سازمان‌هاست.
( حصول اطمینان از این که کارشناسان IT و مدیران سازمان بیشتر به عنوان یک شریک با یکدیگر کار می‌کنند تا یک رقیب.)
5- پیدا کردن ارتباط موضوعی هوشمندی کسب‌وکار برای هریک از کارکنان سازمان، مخاطبین و تامین کنندگان، همواره در دستور کار قرار داشته باشد.
6- در چیدمان و ایجاد داشبوردهای مدیریتی همواره باید به 3 مولفه مهم زیر توجه شود:
- ارتباط موضوعی (Relevance) عناصر داشبورد
- محرکهای آماری و اطلاعاتی درباره موضوع داشبورد
- شخصی‌سازی عناصر داشبورد
این نگرش را می‌توان در تحلیل نیازمندی‌ها و در آغاز شناسایی KPIها و KRIها نیز اعمال نمود. بدین صورت که ارتباط موضوعی و محرکهای آماری و اطلاعاتی و مشوق‌های تصمیم‌گیری هر شخص (پست) را شناسایی و به دنبال ایجاد سهولت در دسترسی به داده‌ها و تصمیم‌گیری بهتر بود.
7- سه مولفه اصلی مدیریت پروژه‌های هوش تجاری، منابع، زمان و محدوده موضوعات BI است؛ که با توجه به این سه مولفه، حوزه اجرایی پروژه هوشمندی کسب‌وکار شناسایی می‌شود. می‌توان یک پروژه BI را با زمانی دو برابر با نتایجی کاملاً متفاوت انجام داد و یا یک پروژه BI را می‌توان با منابع حداقلی به صورتی کاملاً سریع و بدون نتایج اصلی انجام داد.
8- استفاده از فرآیندهای توسعه چابک (Agile) جهت ارائه قابلیت‌های هوشمندی کسب‌وکار و بهبود در سرعت تغییرات به گونه‌ای که متناسب با سرعت تغییرات کسب‌وکار باشند.
9- استفاده از مرکز تعالی هوشمندی کسب‌وکار (BICC – BI Competency Center) جهت حمایت و ترویج استفاده موثر از BI در سراسر سازمان بسیار مفید فایده و مهم است. این مرکز در کنار لایه‌های مختلف اجرایی پروژه BI در سازمان، یکی از مهم‌ترین لایه‌های کمیته راهبری هوشمندی کسب‌وکار تلقی می‌شود و می‌تواند توسط مدیران میان واحدی، نمایندگان ارشد سازمانی و مدیران ارشد فناوری اطلاعات و ارتباطات برای تحقق هوشمندی کسب‌وکار فعالیت کند. اصول مرکز تعالی هوشمندی کسب‌وکار عبارتند از:
- هوشمندی کسب‌وکار دارایی استراتژیک است که تمایزهای رقابتی را ایجاد و آشکار می‌کند.
- این «کسب‌وکار» و «سازمان» است که اولویت‌ها را می‌سازد و فناوری اطلاعات آن‌ها را اجرایی می‌سازد.
- مسائلی که را که تیم BI سازمان نمی‌توانند حل و فصل کنند، به کمیته راهبری ارجاع خواهند کرد.
- تمرکز اصلی این مرکز بر ارزش‌های سازمانی و ارزش‌های کسب‌وکار است تا به مسائل تکنولوژیک.
- خطاهای داده در منبع، اصلاح خواهد شد.
- موفقیت‌های کسب شده در راهکارهای BI به همگان منتقل خواهد شد و به طور فعالانه‌ای ترویج خواهند یافت.
- BICC موجب ترویج ذهنیت خرید محصول آماده در مقابل تولید آن خواهد شد.
- خدمات قابل اشتراک از قبیل رویه‌های تجمیع داده‌ها، پاکسازی داده‌ها و … موجب ایجاد صرفه‌جویی و ارزش آفرینی خواهند بود.
10- همواره برای پروژه‌های:
- تعیین سطح بلوغ هوشمندی کسب‌وکار در سازمان (BI Maturity)
- تهیه نقشه راه استقرار هوشمندی کسب‌وکار در سازمان (BI Roadmap)
- سنجش آمادگی سازمان برای راهکارهای هوشمندی کسب‌وکار (BI Readiness Assessment)
- تعیین میزان پذیرش و قبول راهکار هوشمندی کسب‌وکار در سازمان (BI Compliance)
- هزینه و زمان مناسب را صرف نمایید.
